Los tiempos están cambiando. Los requisitos para tener operando al día una empresa en el siglo pasado eran relativamente pocos, y si bien las actas de asamblea han sido parte de dichas disposiciones desde hace mucho tiempo, las autoridades no solían estar vigilantes de su cumplimiento… hasta hoy.
Una asamblea es una reunión en la que participan todos los accionistas de una empresa y en ella acuerdan, mantienen o revocan decisiones y labores. Para que se considere legal ante la autoridad, debe contar con aspectos como: lugar, hora y fecha de la asamblea, lista de los accionistas presentes con su respectiva firma, orden del día, votaciones en contra, a favor o en blanco y acciones concretas acordadas, entre otros.
En caso que una empresa sea auditada por la autoridad correspondiente y no tenga su libro de actas de asamblea al día, será sujeta a una multa de varios miles de pesos. Pero lejos de ver este requisito como una carga inútil, vale la pena desde la óptica del órden en pro de la organización, ya que se vuelve una herramienta de consulta de las operaciones, finanzas y decisiones tomadas.
¿Qué pasa si necesito celebrar una asamblea general ordinaria o extraordinaria por medios electrónicos?
Normalmente, nos quejamos de que las leyes mexicanas se vuelven obsoletas porque no se adecuan a los tiempos ni realidades que la sociedad demanda, pero cuando se trata de las actas de asamblea, podemos señalar que nuestros legisladores se dieron a la tarea de incorporar a la ley acciones sumamente pertinentes por medios electrónicos de cara al futuro.
Como lo mencionamos con antelación, las asambleas deben contar con una serie de requisitos para ser consideradas válidas y vinculantes, uno de ellos es que sea celebrada en el domicilio de la sociedad, con la excepción de que sobreviniera algún evento que lo hiciera imposible. Durante la pandemia y dada la imposibilidad de realizar reuniones numerosas y guardar la sana distancia, se intentaron distintos medios que pretendían dar validez a una reunión de socios que resultaba imposible de realizar de manera presencial, ya que nuestra legislación era omisa en contemplar la posibilidad de hacerlo de forma distinta, de hecho, en caso de no ceñirse a lo establecido podría ser considerada nula.
Hoy ya se encuentra contemplada en la legislación la posibilidad de que se realicen asambleas con asistencia presencial, virtual o híbrida, que gocen de validez y fuerza legal plena. Para ello, y a pesar de estar contemplado en la ley, se ordena la incorporación de esta posibilidad en los propios estatutos de la sociedad, lo que se traduce a que deberá ser incluida de manera expresa la posibilidad y la forma en que los socios y accionistas decidan que estas reuniones deben realizarse de la manera tradicional, por medios electrónicos o bien la mezcla de estas con la misma eficacia jurídica para sus asambleas y sesiones de consejo sin considerarse que se realizan fuera del domicilio social.
Por lo que hace a las convocatorias, se adiciona la posibilidad para las Sociedades de Responsabilidad Limitada de realizarlas por medio del aviso electrónico realizado a través del sistema electrónico de la Secretaría de Economía, facultad anteriormente reservada para las Sociedades Anónimas. A diferencia de las sesiones virtuales, no será necesario la incorporación de esta medida en el estatuto de la sociedad, operando su vigencia a los seis meses de su publicación.
Para darle forma a todo lo anterior y no arriesgarse a que la autoridad considere nula una asamblea, su acta o ambas, se vuelve importante que un equipo experto y actualizado sirva como guía para hacer las cosas correctamente, sacando provecho a lo que la ley nos permite. Déjanos ser esa guía que tu negocio necesita para que evitar dolores de cabeza provocados por multas innecesarias. Recuerda que estamos a tus órdenes en el teléfono 55 6267 2215 o en el correo clientes@gonzalezdearaujo.com
